云智未來開發(fā)個性化CRM及項目管理系統(tǒng),讓數(shù)據(jù)成為數(shù)字資產
企業(yè)簡介
珠海云智未來科技有限公司成立于2019年，是一家為企業(yè)提供全面信息化咨詢服務方案的專業(yè)公司，核心團隊均在ERP行業(yè)服務十年以上，公司的經營理念是通過將管理知識和前沿軟件技術相結合，幫助企業(yè)數(shù)字化轉型、構建管理體系、提高營運效率、提升企業(yè)核心競爭力和快速反應能力。
云智未來總部位于珠海市香洲區(qū)，為了服務號珠海本地企業(yè)，公司在湖心路口設立了西區(qū)辦事處，迅速覆蓋全市，已為珠海各行業(yè)上千家客戶提供專業(yè)和創(chuàng)新的信息化、數(shù)智化服務。
需求概要分析
云智作為一家服務型公司，每個月有幾十份合同、發(fā)票、收款，以往都是通過用友U8系統(tǒng)由專員登記，數(shù)據(jù)登記不及時，由于是專員登記，數(shù)據(jù)準確性在出具報表時需要再次核對，效率低下。日常的包括日志填報、打卡、流程通過釘釘進行管理，云智個性的一些需求滿足不了。云智業(yè)務量一直在增長，當前模式已經支撐不了企業(yè)的高速運轉。
云智銷售也沒有一套成熟的體系，整體商機量與預期簽訂情況沒有有效的報表基礎，商機跟進情況得不到有效的管控。
云智項目管理（PMP）都是通過Excel跟進管理，沒有系統(tǒng)支撐。
迫切需要一整套系統(tǒng)將云智的CRM及項目管理系統(tǒng)串聯(lián)起來，搭建銷售及實施交付團隊管理體系，并可以將報銷、日志、日常審批流程在系統(tǒng)中實現(xiàn)，適合云智使用的管理系統(tǒng)。
提升銷售的管理能力，項目的管理能力，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時性。
希望開發(fā)一套適合云智的系統(tǒng)，分析企業(yè)的各業(yè)務線的收支情況，銷售的預期合同，預期收入，企業(yè)的利潤率，銷售人員績效等信息。能夠保障數(shù)據(jù)的及時性，讓每個業(yè)務員自行登記各自信息。在這套系統(tǒng)里面，業(yè)務通過系統(tǒng)的體系可以推動項目進程，實現(xiàn)系統(tǒng)為人服務。讓數(shù)據(jù)成為云智的數(shù)字資產。
設計思路
設計分為2期，第一期規(guī)劃CRM管理，第二期規(guī)劃項目管理，第三期規(guī)劃項目實際成本。
整體的項目跟進及交付，都基于工作任務的思想去搭建管理體系。工作任務在APP端填寫，通過定時任務將到期的工作任務提醒到云智服務號中。云智包括銷售部、實施部、開發(fā)部、服務部，各部門角色分離。
自行開發(fā)與微信服務號的接口，讓流程的消息計算推送給用戶，同時工作任務到期后及時提醒用戶，讓系統(tǒng)服務用戶。讀取原來U8的數(shù)據(jù)，作為此套系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)。
第一期規(guī)劃：
基礎模塊下面，采用ERP思維搭建商機、合同、發(fā)票、收款與訂貨管理。有了這5大模板，加上報銷及費用的錄入，就可以得到云智的基本的管理報表，如：合同執(zhí)行統(tǒng)計表、合同收入毛利表、合同明細執(zhí)行統(tǒng)計表、趨勢分析、現(xiàn)金預測、利潤表等。
工作任務管理，業(yè)務員給自己下達客戶任務、商機任務，在規(guī)定時間內完成任務，統(tǒng)計分析每個月的任務情況，及業(yè)務完成情況等考核指標，得到每個月的績效分。
業(yè)務員查看沒個人所根據(jù)客戶的未跟進天數(shù)，通過系統(tǒng)可以輕松查詢，為推動客戶關系提供數(shù)據(jù)支撐。
第二期規(guī)劃：
項目立項，通過商務合同，下達實施、開發(fā)合同，實施開發(fā)人員預估計劃人天，并按照規(guī)定填寫工作任務得到實際人天。同樣按照一定的考核標準，得到每個月的績效分。
第三期規(guī)劃：
通過云表的個性化設計工具，搭建云智的項目成本，預估簽訂的合同的實際利潤。
預估一個單位人天成本，按照所有項目實際人天匯總，與標準成本比較，將差額反算到合同中（補差）。其中標準成本包括辦公費、人員成本、市場費（按照人頭分攤）。
系統(tǒng)介紹
CRM合同及商機管理模塊
（1）用戶服務號綁定：在微信服務號中嵌入開發(fā)，獲取用戶的OpenID,用于后續(xù)的接收消息；
(2)外部API表單定義：調用云表API網關服務器，執(zhí)行云智自行開發(fā)的接口用于發(fā)送服務號信息；
(3)首先定義云智公司的產品線，產品分類，客戶分類，客戶檔案，行動類型等基礎信息；
(4)商務合同：由業(yè)務員登記，并上傳合同掃描件，根據(jù)不同業(yè)務類型進行審批；合同中定義合同類型（開發(fā)、實施），根據(jù)合同類型區(qū)分是否需要開發(fā)和實施
(5)發(fā)票申請：從商務合同中帶出，按照合同的階段及產品支持分多次進行開票；走審批流，總經理審批，財務開票，審核完成后更新商務合同明細的發(fā)票金額
(6)訂貨申請：涉及到向廠家訂貨，訂貨申請單關聯(lián)合同，專人進行審批；
(7)工作任務：業(yè)務員在周六規(guī)劃下周的工作情況，下達工作任務，部門經理進行計劃批復及最終的完成批復，及時反饋工作中的答復內容；在實際完成之后，業(yè)務員填寫完成情況，完成后部門經理進行批復；
(8)微信消息提醒：部門經理計劃批復，或者完成批復時，將消息推送給執(zhí)行人，實現(xiàn)用戶層與上級領導之間的及時溝通，反饋；
(9)周總結看板：根據(jù)工作任務，在看板中查看業(yè)務員的實際工作進展，一周的工作總覽；其中里面的內容包括：當前業(yè)務員的總客戶數(shù)、預算任務、應收情況、當月完成情況、合同金額、開票金額等信息；工作任務的大致情況，上周工作計劃及完成情況，本周計劃情況是否飽和；
(10)各種計劃任務加持：客戶跟進超期的提醒，工作任務超期的提醒，回款催收的提醒等；
(11)(客戶看板：查詢業(yè)務員客戶未跟進天數(shù)，商機未跟進天數(shù)，商機跟進次數(shù)等信息；為業(yè)務員提供各自客戶及商機的跟進情況；
(12)商機登記：由各部門同事登記，客戶所關聯(lián)的業(yè)務員進行跟進；
(13)報銷管理：包括報銷單、付款申請單、交通費申請、借款單，4個模板，構成基本云智內部費用；
CRM報表分析模塊
(1)合同執(zhí)行統(tǒng)計表：查詢每個合同的合同金額、累積開票、未開票金額、累積回款金額、未回款金額等信息；
(2)銷售趨勢分析：根據(jù)每月的商機金額、合同金額、發(fā)票金額、回款金額，推算出下個月的收入情況；有商機，有開票，推算下個月的回款情況；
(3)利潤表：通過營業(yè)收入減去各種貨款、人員費用、辦公費、財務等費用，得到每月的真實企業(yè)利潤；
項目管理模塊
(1)項目立項：作為每個交付人員的工作任務填報入口，以及管理人員查詢公司所有項目的看板；
(2)項目階段包括：系統(tǒng)建設、上線調試、驗收，不同階段用不同顏色標識，方便辨識；
(3)項目狀態(tài)包括：失敗、停滯、驗收、在建、暫停，用于項目的統(tǒng)計；
(4)交付人員選擇項目，在周六添加下周的工作任務，為下周的工作做預計的安排，與業(yè)務員的管理模式一致；
(5)交付人員完成工作任務后，部門經理審核，更新項目立項的實際人天；用于統(tǒng)計項目實際用到的人天情況；
(6)當項目上線或者驗收時，交付人員自行登記項目階段、狀態(tài)，并上傳相關文檔；
應用價值
首先數(shù)據(jù)準確性及效率方面都有明顯的提升
(1)業(yè)務員錄入合同、申請發(fā)票、訂貨申請，財務填制收款，整個鏈條打通，出具報表是實時的；
(2)計算每個業(yè)務員的業(yè)績，點擊按鈕自動取數(shù)；
(3)流程方面，通過與微信的打通，在流程審批時，將消息實施推送給云智服務號，先關用戶及時收到消息提醒。
業(yè)務管理體系的成功
(1)企業(yè)管理思想的加持，及時反饋，促進業(yè)余的良性循環(huán)；
(2)工作任務串聯(lián)商機、客戶，可以得到想要的包括任務完成量、客戶跟進情況、商機跟進情況、周看板、月度看板；
(3)企業(yè)中層領導盯著工作任務，看出沒跟人的工作情況，及時反饋業(yè)務員，協(xié)助簽單；
(4)企業(yè)高層領導，領導企業(yè)方向，為企業(yè)掌舵把握發(fā)展方向；
(5)考核項目規(guī)則與以往的不同，采用加分模式，賺的多拿的多；
(6)通過考核項目規(guī)則，讀取系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，得到每個業(yè)務員的當月績效；
交付管理體系的成功
(1)工作任務串聯(lián)項目立項，得到實際人天；
(2)管控交付人員的計劃性，按照計劃推動項目；
數(shù)據(jù)模型的成功
(1)通過商機、開票的數(shù)據(jù)模型，預估未來一個月的合同簽訂量；
(2)保障企業(yè)的趨勢及現(xiàn)金流；
(3)通過數(shù)據(jù)資產分析企業(yè)需要發(fā)展的方向，沖刺的目標；
(4)得到企業(yè)的準確的利潤值；
未雨綢繆，在現(xiàn)有基礎上，根據(jù)企業(yè)實際發(fā)生的成本，分攤到項目上，得到項目最終成本，為簽訂合同提供依據(jù)。
改善開發(fā)管理功能，按照WBS最小單元根據(jù)開發(fā)功能清單，按照計劃有條理的進行工作。
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