云表在旅游行業(yè)應用之：錦繡之旅簽證ERP系統(tǒng)

一、企業(yè)簡介

深圳市錦繡之旅出入境服務有限公司是一家集出入境簽證、留學、移民、商務咨詢和高端商旅服務為主營業(yè)務的專業(yè)化服務公司。目前，公司已在上海、北京、深圳都等地設立了屬地化服務機構。憑借獨有的簽證和簽證衍生產(chǎn)品，多年的行業(yè)資源以及出入境綜合配套產(chǎn)品及服務，在全國范圍內(nèi)形成了獨特的綜合優(yōu)勢，建立了遍及海內(nèi)外的業(yè)務協(xié)作體系。

二、信息化動因

針對簽證代理業(yè)務流程，公司一直在尋求業(yè)務流上線的解決方案。通過將整個工作流程引入線上，是保證各個環(huán)節(jié)溝通順暢，運行合理，數(shù)據(jù)可追索，賬務可追蹤的基本保證。同時也是公司運營的必備環(huán)節(jié)。

三、系統(tǒng)介紹

針對各個部門業(yè)務流程的梳理，前期開發(fā)版塊主要為銷售和操作業(yè)務流程：

3.1 銷售系統(tǒng)

3.1.1 銷售單

銷售單作為銷售的主要功能模塊

?銷售單單號為自動生成，并貫穿整個訂單的流程，是查詢，統(tǒng)計的主要參數(shù)。

? 業(yè)務號為系統(tǒng)自動生成，是每一個訂單的明細的主要查詢統(tǒng)計參數(shù)。

? 代理公司、簽證國家為首次錄入，往后可點選。

? 簽證類型為下拉選項

?人數(shù)不用填寫，為系統(tǒng)根據(jù)明細表自動計算。

?點擊“產(chǎn)品”，彈出產(chǎn)品參數(shù)選項，選擇對應的產(chǎn)品會自動賦值產(chǎn)品銷售單價。同時自動計算欠款金額。銷售對實收款不可修改，(實收款為財務核銷數(shù)據(jù))

?對于有保險要求的客戶需選擇購買保險選項。

?圖片框為雙擊上傳收款流水單。

?“下發(fā)操作部“按鈕為下發(fā)訂單到操作單，“反審”為撤銷下發(fā)的操作單，同時相對應的操作單被刪除。如果表單已經(jīng)被操作過，則訂單不能反審。須由操作部進行撤銷處理。

?“下發(fā)操作部“的同時，會激活銷售核銷單，訂單追蹤表、及更新客戶信息表。

?反審的同時會撤銷銷售核銷單，請核對后再確認。

?訂單下發(fā)操作部后自動鎖定表單，表單不可修改。如需二次修改表單，需銷售經(jīng)理以上權限用戶審核確認后才可解鎖表單。

3.1.2 訂單追蹤

每一個訂單會根據(jù)訂單明細中的業(yè)務號生成對應的訂單追蹤表，每一個表單的操作會關聯(lián)訂單追蹤表。

3.1.3 商品信息

銷售部經(jīng)理擁有修改商品信息價格的權限。商品信息應保持及時更新。

保證各表單調(diào)取時信息的時效性和準確性。

3.1.4 異常訂單

如銷售單中部分商品因特殊原因不能操作，操作部進行相應處理時會觸發(fā)異常訂單流程，異常訂單會發(fā)送給相應銷售，并且針對異常的不同顯示不同顏色。

3.1.5 銷售統(tǒng)計查詢

作為銷售最主要的查詢系統(tǒng)，可以根據(jù)不同篩選條件，查詢銷售訂單的處理情況和流轉(zhuǎn)情況以及收付款情況。

3.1.6 經(jīng)銷商對賬單

選擇日期后輸入對賬公司名稱，點擊查詢。系統(tǒng)查詢當前用戶對應日期的經(jīng)銷商對賬單，可以導出或打印對賬單明細。

3.2 操作系統(tǒng)

操作員專用導航

3.2.1 操作單

?操作單作為操作的主要表單，將幾個模塊集中到一張表單。

?大部分數(shù)據(jù)系統(tǒng)自動生成和賦值。操作、日期不用填寫，保存時自動生成。

?“賦值“，點擊“賦值”是為對應的產(chǎn)品賦值成本價，同時關聯(lián)請款金額。其他費用填入數(shù)值時會自動合計請款金額

?“代送費“，當代送費內(nèi)填入數(shù)值時，會生成代送費請款單。

?“保險“，根據(jù)有無保險的情況，錄入保險費用。

?“酒店名稱““最晚取消時間”，當此兩格內(nèi)填寫內(nèi)容時，會生成酒店訂單提醒。

?當“所缺資料”有填寫時，會觸發(fā)異常訂單管理，下發(fā)銷售員，提醒補齊材料。

?“撤銷訂單“，刪除本操作單并更新銷售單，同時觸發(fā)異常訂單，下發(fā)相應銷售員。

?“準備請款“下發(fā)請款審批流程、有代送費時生成代送費請款單。有機酒信息時生成機酒提醒單。同時更新訂單追蹤表。

?下發(fā)請款的訂單自動鎖定，主表中變灰色。不可修改。二次修改修改需解鎖。

?“批量處理“，勾選批量處理時，會對屬于同一個銷售單號的所有操作單同時填單。

?在主表中點擊“多選”。彈出多選框可以批量選擇多個操作單同時下發(fā)請款或撤銷。

3.2.2 請款單

請款單會根據(jù)銷售單號自動匯總屬于同一個銷售單的操作請款，集中請款。點擊“開始請款”即激活請款流程。

代送費請款同理

3.2.3 酒店訂單提醒

酒店訂單通過操作單觸發(fā)

離取消日期小于等于3天會提示黃色預警，小于等于1天會顯示紅色預警。

3.3 財務系統(tǒng)

財務專用導航

3.3.1 銷售訂單核銷

銷售訂單核銷由財務部門填寫，財務在收款后核對訂單號并錄入實收金額，點擊“核銷”，實收款金額同步銷售單。當前銷售單欠款總金額為0時，表單自動鎖定，總表顯示橙色。

3.3.2 客戶流水查詢

查詢客戶或訂單的收付款情況

3.4 報表管理

3.4.1 銷售統(tǒng)計查詢

最全面的銷售查詢表，結合多樣的篩選條件查詢。

3.4.2 銷售統(tǒng)計報表

四、應用價值

本系統(tǒng)基本功能目前已開發(fā)完成，但還有大部分工作和業(yè)務表單需要補充更新，接下來將在第二期項目中實現(xiàn)。包括對接官網(wǎng)、小程序的外部數(shù)據(jù)，以及與VFS的對接。因為簽證行業(yè)的特殊性和專門性。只有打通這些環(huán)節(jié)才能實現(xiàn)真正的無紙化簽證，閃電簽證，這也必將是簽證行業(yè)的大趨勢。

云表系統(tǒng)具備定制開發(fā)的基礎和便捷的開發(fā)端口，對后續(xù)的系統(tǒng)更新迭代提供了很好的技術支撐。服務行業(yè)的ERP系統(tǒng)一直以來因為特殊性和獨特性，在開發(fā)時往往需要定制開發(fā)，但是通常的外包開發(fā)人員因為不可能比內(nèi)部員工更熟悉業(yè)務流程和特殊情況，開發(fā)的系統(tǒng)必定有些環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤。但是云表的簡易性和修改快捷性讓內(nèi)部員工自行開發(fā)和修改成為可能。